به نام خدا
باسلام
احتراما"، با توجه به نزديک شدن به آخر سال 1395 و حساسيت عمليات فروش و توزيع در اين روزها ، توجه به نكات زير الزامی است (در نظر داشته باشيد عدم رعايت دستور العمل ذيل باعث ايجاد وقفه در روند انجام کار و پرداخت هزينه های احتمالی جهت رفع مشکلات ايجاد شده می باشد) لذا خواهشمند است تمهيدات لازم به شرح زير را مبذول فرماييد :
قبل از شروع عمليات بستن سال مالی نسبت به انجام بندهای زير جهت سرعت و سهولت در انجام کار اقدام فرماييد (برای شروع می توان به بندهای قيد شده در فرم بستن سال مالی رجوع گردد):
برای کليه حواله ها مديريت توزيع ، صدور خروجی و پيگيری حواله صورت پذيرفته باشد.
برای تمامي اسناد انبار به انبار بستانکار، سند انبار به انبار بدهکار ثبت شده و با مقادير يکسان باشد (در اين مرحله اسناد تعديل مثبت و منفی عطف به اسناد فوق ، عدم ثبت سند انبار به انبار بدهکار ، عدم تاييد اسناد فوق می توانند باعث بروز پيغام خطا در زمان بستن سال مالی گردد، پس می بايست در ثبت دو طرفه ، تاييد و توازن مقادير اين اسناد دقت لازم به عمل آيد.)
1) ايجاد سال مالی جديد :
• سال مالی جديد از منوی تنظيمات سيستم، قسمت تعيين سال مالی قابل تعريف می باشد. (اين عمليات در شرکت های با ساختار ستاد و حوزه ای در ستاد انجام می گيرد) .
2) نحوه بستن عمليات سال مالی فعلی :
• بستن سال مالی فعلی از منوی تنظيمات سيستم، قسمت بستن سال مالی انجام می شود. (اين عمليات در شرکت های با ساختار ستاد و حوزه ای در هر حوزه انجام می گيرد) .
• بستن سال مالی در دو مرحله «فروش و انبار» و «مالی» انجام می شود كه می توان مرحله دوم را پس از وارد نمودن كليه تسويه ها و اطلاعات مالی ، در زمان ديگر حتی در سال آتی انجام داد .
• ترتيب عمليات :
1- ورود به سيستم با انتخاب سال مالي 95
2- بستن عمليات فروش و انبار (مالی اجباری نيست )
3- ورود به سيستم در سال مالی 96
4- ثبت عمليات انبارگردانی
نكته اول : اگر مرحله دوم بستن سال مالی انجام نشود ، می توان در دو سال مالی همزمان به صورت موازی ، در قسمت حسابداری مشتريان يا خزانه داری ورود اطلاعات مالی انجام گيرد .
نكته دوم : تا زمانی كه مرحله دوم بستن سال مالی انجام نشود ، مانده مشتريان به سال مالی 95 منتقل نمی گردد .
نكته سوم : هنگامی كه مرحله اول بستن سال مالی (بستن عمليات فروش و انبار) انجام شود . ديگر قابل برگشت نمی باشد لذا دقت شود تا كليه كارهای فروش و انبار مربوط به سال مالی 95 در سيستم انجام شده باشد .
نکته چهارم : قبل ازصدور سند افتتاحيه در سال 96 و ثبت اتوماتيک سند کسری و اضافی در سال 95، هيچ گونه سندی در انبار سال 96 ثبت نگردد و اولين سند ثبت شده در سال 96 بايد سند افتتاحيه باشد (در صورتی که اولين سند ثبت شده در انبار سال مالی 96 سند افتتاحيه نباشد، اصلاح اسناد انبار از طريق کاربر سيستم قابل انجام نبوده و می بايست از طريق شرکت ورانگر اصلاحات لازم صورت پذيرد که مستلزم پرداخت هزينه می باشد).
نکته پنجم : امکان جديدی اضافه شده است که می توانيد موجودی انبار سال گذشته را به عنوان سند انبار گردانی به سال جديد منتقل نماييد . اگر به هر علت امکان شمارش انبار وجود نداشته باشد ، توصيه می شود از اين قابليت استفاده گردد . به هنگام بستن سال مالي از کاربر سوال مي شود که «آيا انتقال موجودي انبار به عنوان سند افتتاحيه برای سال مالی جديد انجام شود ؟» که با انتخاب گزينه Yes موجودی سال 95 به عنوان سند انبار گردانی در سال 96 ثبت می گردد در اين قسمت با زدن کليد Yes موجودی ها به عنوان سند انبار گردانی ثبت شده و در کاردکس کالا هيچ تأثيری ندارد.
نکته ششم : نکته بسيار مهمی که در اين قسمت بايد در نظر گرفته شود اين است که پس از ثبت انبارگردانی در سال مالی 96 از فرم انبارگردانی تنها دکمه ثبت سند افتتاحيه زده شود و به هيچ عنوان دکمه ثبت سند کسری و اضافی در اين فرم زده نشود ، زيرا اين اسناد در زمان فشردن دکمه ثبت سند افتتاحيه به صورت همزمان و اتوماتيک درسيستم درسال مالی 96 ثبت می گردد. در صورت انجام مورد فوق توسط کاربران بازگشت عمليات فوق غير ممکن می باشد.
نکته هفتم: به هيچ عنوان روی سند افتتاحيه انبار سند تعديل مثبت و منفی ثبت نگردد (يعنی اسناد تعديل مثبت و منفی عطف به سند افتتاحيه انبار در سيستم درج نگردد).
نکته هشتم : در نرم افزار خزانه داری ، کافيست در منوی تنظيمات ، تاريخ قطعی مالی مربوط به سال 95 را 30/12/95 را ثبت نماييد.
3) انبارگردانی :
• می بايست انبارگردانی در سال جديد انجام شود ، در صورتيکه اين عمليات در پايان سال 95 صورت پذيرد برای ثبت سند افتتاحيه کاربر موظف به ثبت مجدد انبارگردانی در سال 96 می باشد، به ازای اختلاف سند افتتاحيه سال 96 و موجودی پايان دوره سال 95 دو سند كسری و اضافی انبارگردانی در سال مالی 95 ثبت می شود ، در نتيجه موجودی پايان دوره سال مالی 95 با سند افتتاحيه سال جديد ، يكسان خواهد شد.
درپايان به اطلاع می رساند ، واحد پشتيبانی ورانگر ، امسال تا ساعت 19 روز شنبه 28/12/95 و در سال آينده از روز شنبه مورخ 05/01/96 آماده ارائه خدمات و پشتيبانی می باشد .
گروه مشاورين ورانگر موفقيت روز افزون شما را در سال جديد آرزومند است.
باتشکر
روابط عمومی ورانگر پیشرو